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Le CISSS de la Montérégie-Est, c’est plus de 16 000 employés et 984 médecins qui mettent à profit leur expertise pour la santé et le bien-être de la population dans 71 installations réparties en Montérégie (3 hôpitaux, 18 CHSLD –MDA-MA, 16 CLSC, et 22 installations pour les jeunes en difficulté). Plus grand employeur de la Montérégie, c’est dans le respect, la collaboration, la considération, l’engagement, la compétence et l’intégrité qu’on travaille tous ensemble. 

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Description du poste

Personne qui assiste le directeur de la direction des services techniques (DST) dans l’accomplissement de son mandat. Principale collaboratrice auprès de son gestionnaire; elle le soutient dans la gestion concrète des éléments stratégiques de sa direction, dans la planification et la gestion de son temps et assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers.

Elle assiste le directeur de la DST dans ses fonctions administratives et voit au bon fonctionnement des activités de la direction dans le cadre de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, de ses règlements ainsi que toutes les autres lois régissant les services de santé. Notamment, elle coordonne, supervise et contrôle les ressources cléricales dans les opérations administratives.

Elle assiste également le directeur dans sa responsabilité d’application et de mise en œuvre des orientations de la direction des services techniques.

Elle accomplit des travaux de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies des services sous sa direction et du réseau de la santé et des services sociaux.

Elle s’assure du respect des directives, des échéanciers, des processus et des procédures de fonctionnement du domaine administratif de la direction. Elle voit aux relations internes et externes de celle-ci.

Elle assure le suivi des décisions du directeur auprès des gestionnaires concernés de la direction des services techniques. Elle identifie les interventions à effectuer le cas échéant.

Elle effectue le contrôle de la qualité des travaux administratifs de la direction, émet des recommandations au besoin et participe à la prise de décision. Elle assure de façon autonome les activités et le suivi de certains dossiers.

Elle a la responsabilité de fournir des réponses à toutes questions, de toutes natures en s’assurant du respect des normes et des pratiques de l’établissement. Elle traite de façon autonome les problématiques relevant de sa compétence.

Elle accomplit des travaux reliés au suivi financier et à la planification de l’exécution de travaux complexes à caractère administratif en faisant la collecte et l’analyse de données. Elle assure l’intégration du nouveau personnel administratif au sein de sa direction en collaboration avec ses collègues des directions sous la gouverne de la DST.

Elle agit au nom de son supérieur immédiat dans les dossiers qui lui sont confiés. Elle doit assumer un haut niveau de confidentialité dans les dossiers pour lesquels elle est directement ou indirectement impliquée.

Fonctions spécifiques du ou de la technicien(ne) soutien à la gouvernance à la DST :

• Valide les relevés de présence des cadres sous l’autorité du directeur avant qu’il appose son approbation; Conçoit, participe à l’élaboration et rédige des documents administratifs (politiques, sommaires exécutifs, notes de service, communiqués, projets de lettre, présentations, rapports, procédures, devis de services professionnels, organigrammes, etc.);
• Recueille, traite et analyse les informations demandées aux différentes directions et directions adjointes concernant des dossiers spécifiques;
• Voit à la complétion de formulaires ou sondages exigés et requis par le ministère de la Santé et des Services sociaux et les autres instances internes et externes selon les échéanciers prescrits tels que les demandes médias, redditions de comptes, etc.;
•  Répond aux demandes des directeurs, des directeurs adjoints, des gestionnaires et des membres du personnel, s’assure des suivis, traite les problématiques relevant de sa compétence et rédige des projets de réponses à celles-ci;
• Voit au maintien et au suivi de certaines opérations en l’absence de son supérieur immédiat;
• Implication et participation dans des dossiers pour les directions « oranges » en lien avec les mesures administratives et disciplinaires, les embauches, l’appréciation de la contribution et autres;
• S’assure du respect des règles de conservation des dossiers, de confidentialité et de la qualité des opérations administratives au sein de sa direction et émet ses recommandations au besoin;
• Apporte les changements et les modifications nécessaires dans un processus d’amélioration continue du fonctionnement administratif de sa direction;
• Agit à titre d’expert-conseil pour le plan de développement des compétences pour le personnel administratif de sa direction;
• Instaure les meilleures pratiques et s’assure de la rigueur professionnelle et du respect des standards de qualité du personnel de la direction en matière de bureautique et identifie les besoins de formation le cas échéant;
• Participe à la gestion des dossiers de compétence professionnel du personnel administratif de sa direction;
• Assure un soutien et apporte des conseils en bureautique ou dans l’organisation de travail auprès des collègues de travail;
• Participe à toutes études et prépare toutes recommandations pouvant lui être demandée sur les sujets de sa compétence;
• Effectue le suivi des décisions prises par son directeur et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation;
• Est responsable de la gestion documentaire et de l’approvisionnement en fournitures de bureau et en équipements pour sa direction ;
• Maîtrise les politiques et procédures administratives, notamment celles liées aux approvisionnements, aux finances, à la gestion des ressources humaines et informationnelles;
• Effectue le suivi des dépenses budgétaires de sa direction;
• Gère l’agenda du supérieur immédiat, convoque, planifie les réunions, les rencontres et les formations (internes et externes) en fonction des dossiers prioritaires et des échéanciers prescrits;
• Prépare les dossiers de son directeur selon l’horaire prévu, assure le suivi et le classement du courrier électronique de son supérieur immédiat et prend les appels téléphoniques, répond aux demandes d’informations et assure les suivis requis;
• Prépare les avis de convocation, les ordres du jour ainsi que la documentation, assure la logistique requise, rédige les comptes rendus et effectue les suivis nécessaires suite aux rencontres ;
• Prépare la documentation à déposer aux instances internes et externes et en collaboration avec son directeur, assure les suivis des dossiers relevant de sa direction selon les échéanciers fixés;
• Effectue toutes autres tâches connexes relevant de sa compétence à la demande de la direction des services techniques.

Exigences du poste :

• Diplôme d’études collégiales en techniques administratives (incluant la bureautique) ou;
• Certificat d’études collégiales, attestation études collégiales (administration) ou;
• Baccalauréat en sciences de l’administration, de la gestion ou lié à la fonction ou;
• Deux (2) certificats universitaires dans une discipline pertinente avec une année d'expérience dans le domaine;
• Ou un (1) certificat universitaire dans une discipline pertinente avec deux (2) années d'expérience dans le domaine.

Expérience :

• Expérience minimale de trois (3) ans en soutien à la gouvernance;
• Expérience significative au sein des services administratifs et de soutien (Public ou privé);
• Expérience significative en gestion de comités et d’agendas;
• Expérience significative du secteur de la santé et des services sociaux, de son administration, de son cadre légal et des enjeux au sein d’un établissement d’envergure;
• OU expérience équivalente dans le milieu du secteur privé.

Compétences :

• Excellente maîtrise du français écrit et parlé;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, Visio, Acrobat Pro et des plateformes virtuelles telles que Teams, Zoom, SmartSheet, etc.;
• Maitrise du portail Office 360 un atout;
• Qualités supérieures de rédaction, de révision et de mise en page de documents administratifs (rapports, études, politiques, procédures, cadres de référence, outils de gestion, etc.);
• Capacité de synthèse et d’analyse;
• Capacité de créer et travailler avec des tableaux dynamiques sur Excel.

Tests exigés :

• Word • Excel • Power Point • Français • Composition • Logique administrative • Panier de gestion

PROFIL RECHERCHÉ :

• Sens des responsabilités et de l’organisation;
• Capacité décisionnelle et initiative;
• Souci de la qualité et rigueur;
• Grande capacité d’adaptation, d’analyse, d’autonomie et de jugement;
• Bonne gestion du stress et rythme de travail soutenu;
• Sens aiguisé des priorités et excellente capacité à s’organiser;
• Esprit créatif et novateur relatives aux méthodes de travail;
• Grande capacité d’apprentissage : logiciels, plateformes, etc.
• Grandes habiletés interpersonnelles, discrétion, tact et confidentialité.

Ce que nous t’offrons :

• Un emploi près de chez toi;
• Un emploi à temps complet permanent, non-syndiqué;
• 4 semaines de vacances après un an de service;
• Salaire entre 27,75 $ et 37,04 $ selon ton expérience;
• Un régime d'assurances collectives;
• Un régime de retraite;
• Une équipe de travail compétente;
• Un emploi stimulant et stable dans des milieux structurés, chaleureux et dynamiques;
• De la formation et un encadrement continu.

Un emploi où s'intègrent travail et plaisir, c'Est-ici!

Remarques :

Intéressé par l’emploi de technicien(ne) en administration - soutien à la gouvernance au CISSS de la Montérégie – Est à Longueuil?

 Merci d’adresser votre candidature dans les meilleurs délais.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature et nous ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Prendre note que les candidatures à l’interne seront privilégiées.

Le CISSS de la Montérégie-Est applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.

L’emploi du masculin a pour but d’alléger la lecture du texte.